Gestion des bénévoles

Les commissions doivent s’assurer que la liste de leurs bénévoles est à jour. Pour cela elles ont accès à 2 listes Google : un liste des bénévoles classés par commission et une autre liste des bénévoles classés par nom et prénom.

Ces listes sont consultables depuis la page « Commissions » du site, en cliquant sur les boutons :

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Ces 2 listes peuvent être téléchargées au format pdf en activant le lien « Télécharger la liste » au-dessus de l’en-tête.

Pour modifier ces listes, vous devrez activer le lien « Ajouter, modifier ou supprimer un bénévole » au-dessus de l’en-tête de la liste par commission.

Le formulaire Google « Ajout, suppression ou modification d'une mission de bénévolat » s’affiche.

Commencez par préciser s’il s’agit d’une nouvelle mission (Oui) ou s’il s’agit de supprimer ou de modifier une mission (Non), puis activez « Suivant ».

Remarque : un bénévole peut être bénévole dans plusieurs commissions, en conséquence pour supprimer un bénévole, il faut supprimer toutes ses missions de bénévolat.

Choix Oui : ajout d’une nouvelle mission

Vous devrez caractériser la nouvelle mission : son affectation, les nom et prénom du bénévole, sa civilité et le type de mission.

Affectation : il s’agit de sélectionner dans la liste déroulante la commission où s’exerce la
mission ; les missions transverses aux commissions comme les élections ou la vérification des comptes sont affectées à l’UIA ; les missions : vice-présidence, trésorerie, secrétariat s’affectent au bureau.

Nom, prénom et civilité : renseignez le nom en lettres majuscules.

Mission : sélectionnez la mission du bénévole ; responsable et co-responsable concerne les membres responsables d’une commission ou d’un atelier ; bénévole, référent et aidant qualifie la nature du bénévolat : référent s’applique aux personnes qui font les pointages des présences, aidant adresse les bénévoles faisant des missions ponctuelles, comme la saisie des inscriptions par exemple ; sans définition précise de la mission, sélectionnez « bénévole », puis activez
« Envoyez ».

Choix non : suppression ou modification d’une mission

Vous devez renseigner l’ID de la mission concernée ; cette ID se trouve dans la liste par commission. S’il s’agit d’une suppression, sélectionnez « Oui » ; s’il s’agit d’une modification sélectionnez « Non » ; activez ensuite « Suivant ».

Après avoir sélectionné « Non » pour modification, vous devrez caractériser la mission, comme cela a été décrit pour l’ajout d’une mission (cf. ci-dessus) ; après avoir sélectionné « Oui » pour une suppression, vous devrez activez « Envoyer ».

Après l’envoi, les 2 listes Google de bénévoles triées par commission et par nom sont actualisées automatiquement.

Remarque : l’affichage des listes modifiées n’est pas immédiat et peut prendre 5mn.

Remarque : après avoir cliqué sur « Envoyez », une notification par mail est adressée au groupe SI qui reportera la modification dans la base de données AssoConnect.